Organización del archivo dentro de la empresa

Podríamos definir un archivo como el conjunto ordenado de documentos producidos por una empresa durante el ejercicio de su actividad diaria y que pasan a ser administrados, archivados y ordenados mediante carpetas y ficheros, aunque en los últimos tiempos se ha modernizado este procedimiento y a pasado a  estar mayormente informatizado. Es muy importante que la documentación que se genera y se mueve en la empresa esté bien hecha y bien archivada para que, en caso de necesidad, sea fácil de localizar y de manera mas rápida.

Antes de archivar, es importante inspeccionar, clasificar y ordenar los documentos que se van a guardar y seguir  las normas de archivo, lo que nos permitirá ahorrar tiempo y facilitar el trabajo.

La organización del archivo y las formas de clasificación dependerán del tipo de empresa y de la frecuencia con la que se consulten o soliciten los documentos.

en la mayoría de las empresas, la información tanto recibida, emitida o nuestra propia información debe tener un apartado tanto  físico como informático.

El archivo físico consistirá en carpetas donde se irá depositando la documentación pertinente. Tendremos una carpeta para cada uno de los siguientes documentos.

-catálogos y ofertas.

-proveedores.

-acreedores.

-informes.

-presupuestos pendientes.

-pedidos emitidos pendientes de recibir.

-albaranes pendientes de recibir factura.

Por otro lado, tenemos un archivo informático donde crearemos múltiples carpetas en el ordenador para guardar todos los archivos contemplados en el archivo físico.
deben de estar bien ordenados y organizados para acceder con mayor velocidad a  lo que se desea consultar. Para el bien de estos datos, lo conveniente seria hacer varias copias de seguridad de los datos que contienen los dispositivos, ya que una sobrecarga de luz, un robo o cualquier otro incidente podría ser fatal para los datos.